Не нужно быть юристом, чтобы понимать: все сделки начинаются с предложения, или оферты, как её называют по-научному. Оферта - это предложение заключить договор на определённых условиях, составленное, как правило, письменно. Образец письма о сотрудничестве - произведение делового искусства, ведь от результатов его рассмотрения зачастую зависит судьба сделки. В нынешних реалиях родилась некая разновидность оферты - образец официального письма о сотрудничестве: оно сочетает в себе элементы делового документа, рекламного предложения и описания товара, работы, услуги.
Удачный заголовок - полдела сделано
Правильно составленное деловое предложение - первая ступень к долгосрочному сотрудничеству, поэтому пусть ваш текст превратится в образец письма.
Предложения о сотрудничестве ваш адресат читает в день дюжинами. Как выделить из этой серой массы именно ваше? Заголовок вам поможет. Составьте его лаконично и укажите суть. Заголовок может быть традиционным и деловым: "Предложение о сотрудничестве", а может быть привлекающим внимание: "Вам нужно знать об этом!" или "Куда уходят клиенты?"
Традиционный заголовок надёжней, если вы плохо представляете характер и предпочтения адресата. Если же потенциальный партнёр ищет новые возможности и свежие идеи, смело используйте второй вариант.
Что должно быть в письме обязательно
Образец письма о сотрудничестве - первое, что узнает о вас потенциальный партнер: именно поэтому так важно отразить в нём всё существенное и не написать лишнего. Постарайтесь вместить в письмо следующие разделы:
- реквизиты получателя и отправителя;
- обращение, приветствие;
- представление;
- суть делового предложения;
- формулы выражения вежливости;
- подпись и контактные данные.
Обязательно не только лично обратиться к получателю, но и представиться самому, по имени, с указанием должности или В предложении сделайте акцент на тех выгодах, которые получит адресат, а не вы. Включите краткое описание товара, работы, услуги, лучше для более легкого восприятия. Обозначьте свою расположенность к сотрудничеству и обсуждению партнёрских условий. Если вы ждёте от получателя каких-то действий, упомяните об этом: "Позвоните!", "Закажите!", "Напишите!" Письмо должно завершаться вашей подписью с реквизитами и контактными данными, чтобы адресат мог с вами связаться "в один клик".
Если не уверены в своих возможностях - используйте образец делового письма о сотрудничестве, приведённый ниже.
Чего не должно быть в письме
Предложение о сотрудничестве рассчитано прежде всего на установление делового контакта с партнером. Вспомните, что обычно отталкивает при первом знакомстве? Навязчивость, избыток информации о себе, хамство. Малознакомый человек не внушает доверия, не актуальные для вас темы также не заинтересуют.
Те же правила действуют в офлайне, поэтому перед отправкой проверьте ваше письмо. Вот 5 основных ошибок:
- Избыток информации о себе и своей компании. Указывайте только самое необходимое, касающееся делового предложения.
- Расплывчатость формулировок и многословие. Это утомляет. Пишите лаконично и по существу. По возможности избегайте и деепричастных оборотов.
- Размытость предложений и фраз. Исключите двойное толкование ваших высказываний или возможный подтекст. Сделайте фразы предельно ясными.
- Ссылки на другие ресурсы, источники для получения информации о вас. Адресат не станет тратить своё время и усилия на незнакомого человека.
- Исключите пассивный залог. Фразы вроде "ему будет предоставлено", "они смогут получить" отдаляют вас от потенциального партнёра. Пишите о своем собеседнике в первом лице - "вы получаете", "вы приобретаете".
Обязательные реквизиты
Когда незнакомец предъявляет вам паспорт или удостоверение, он невольно вызывает доверие и располагает к себе. Реквизиты в письме играют роль того самого паспорта. Серьёзный партнер, который слышит о вас впервые, сможет проверить по реквизитам вашу благонадёжность и солидность, статус, сферу деятельности. Это многократно повысит ваши шансы на успех и гарантирует начальное доверие между вами.
В образец письма о сотрудничестве желательно включить следующие данные:
- вашу фамилию, имя и отчество;
- должность;
- название компании;
- юридический и фактический адрес;
- электронный адрес;
- контактные телефоны, факс, скайп, адрес сайта;
- полную должность, фамилию, имя и отчество адресата;
- название компании-получателя;
- почтовый адрес, на который отправляется письмо.
Современная переписка проходит преимущественно в электронном формате, поэтому максимально полно отразите ваши контактные данные на личном или почтовом сайте.
Если письмо отпечатано на бумаге, непременно указывайте индекс - избавьте вашего адресата от дополнительных усилий по поиску этих данных.
Номер телефона отобразите с международными кодами - это упростит и ускорит с получателем.
Если вы пишете от имени компании, то оформите предложение на официальном бланке, присоединив степлером свою визитку.
В какой форме лучше писать
Утверждённых стандартов не существует, пишите в свободной форме, при этом ориентируйтесь на нормы этикета и принятые деловые обычаи. При выборе стиля и структуры изложения ориентируйтесь на образец письма о сотрудничестве.
Если ваш адресат - то пишите, обращаясь к нему по имени, употребляя местоимение "Вы". Если письмо к представителю компании, то обозначьте это. Упомяните регалии, должность, звание высокопоставленного адресата - это добавит вам баллов и придаст солидности.
Образец письма о сотрудничестве поставщику
Ниже приведён пример письма о сотрудничестве, адресованного поставщику роутеров.
Добрый день, Александр!
Меня зовут Артём Широков, я частный предприниматель в г. Житомире, сфера интересов - компьютерные технологии. Пишу Вам с предложением сотрудничества по реализации роутеров.
Я узнал о Вашей компании от представителя фирмы "К". Продукция, представленная на Вашем сайте, меня заинтересовала.
О себе: 5 лет являюсь официальным представителем фирмы "А", планирую расширение сферы деятельности. Имею практический опыт поиска для интернет-оборудования, уверенно ориентируюсь в компьютерном и интернет-оборудовании. Убеждён, что спрос на продукцию, представленную на Вашем сайте, будет расти.
В чём Ваша выгода: партнёрство со мной гарантирует оптовые закупки Вашей продукции, высокий уровень продаж и своевременность расчетов. Я настроен на долгосрочное сотрудничество, основанное на взаимном доверии и выгоде. Готов рассмотреть Ваши варианты взаимодействия.
Готов предоставить дополнительную информацию и ответить на Ваши вопросы при необходимости.
Надеюсь на Ваш ответ в ближайшее время.
С уважением,
Артём Широков
Моб. +38050700 00 00
e-mail: артём_широков@mail.ru
сайт: ***артём_широков.сом.
Доработайте предложенный макет, подготовьте свой образец письма. Предложения о сотрудничестве - эффективное средство продвижения бизнеса, не пренебрегайте ими!
Добро пожаловать на журнал о бизнесе и финансах «Rabota-Tam».
Коммерческое предложение о сотрудничестве – документ, который необходимо составить в формате письма с официальным обращением, предоставляющим информацию о возможностях взаимовыгодного сотрудничества с целью мотивировать адресата заключить потенциальную сделку.
Сложность данного предложения состоит в том, чтобы раскрыть суть самой выгоды для будущего партнера по бизнесу, а также при каких обстоятельствах он сможет на нее рассчитывать. Если же вам не удастся этого сделать, тогда письмо ничем не будет отличаться от распространенных в наше время проделок изобретательных мошенников.
Как правильно написать безукоризненное предложение о сотрудничестве?
Многих из нас интересует вопрос о том, как правильно составить деловое предложение о сотрудничестве? На самом деле эталонов коммерческих писем не существует. Все зависит от творческой подкованности составителя, рекомендаций маркетологов и статуса организации.
К примеру, раскрученным брендам порой даже не приходится изощряться и придумывать цепляющие заголовки, придающие особенный стиль тексту письма. Ведь все и без того осведомлены о таких компаниях, как Coca-Cola, Apple, Mercedes, Газпром и многие другие.
Поэтому сдержанное обращение, обрамленное фирменным шаблоном, безусловно, имеет право на существование. Другое дело, что коммерческое предложение не может иметь надлежащего эффекта, если в нем не будут присутствовать те компоненты, которые и определяют его предназначение.
Бланк.
Чтобы правильно составить деловое предложение, для этого совершенно необязательно использовать шаблон коммерческой организации, можно написать необходимый текст на обычной бумаге. Однако учтите, что логотип предприятия в совокупности с рекламным слоганом служат своего рода невербальным средством общения в письменной речи.
Приветствие – быть или не быть?
Обращаться по имени и отчеству следует только в тех случаях, когда:
- ваше письмо будет отправлено после предварительного общения с адресатом;
- документ предназначается конкретной целевой группе клиентов, к которым применим принцип индивидуального подхода.
Креативный заголовок.
Организации бюджетной формы собственности и вовсе прилагают к запросу делового письма образец, который вы не имеете права изменить или написать что-то по собственной инициативе, так как он выступает механизмом для стандартизации информации из разных источников.
Во всех остальных случаях, вам предстоит составить качественный и броский заголовок, способный охарактеризовать концепцию бизнес-предложения.
Кто вы и что предлагаете?
Расскажите о себе и о том, что, собственно, предлагаете: услуги, работу или равноценное сотрудничество.
Основная часть документа.
Важно! Данный структурный элемент в тексте коммерческого предложения должен иметь наибольшую смысловую нагрузку. Ведь составить броский заголовок – одно дело, а вот ненавязчиво преподнести выгоду для потенциального партнера, правильно описать условия будущего соглашения, при необходимости, предоставить дополнительную информацию – не так просто как может показаться на первый взгляд.
Заставьте адресата сотрудничать с вами.
Естественно, оказывать физическое влияние на человека вам попросту непозволительно. Поэтому стоит ограничиться обыкновенными побудительными выражениями или как вариант, предложить клиенту вознаграждение в виде скидки за своевременный звонок.
Контакты.
Было бы непростительной оплошностью забыть оставить свои контактные данные. Их, как правило, размещают перед текстом коммерческого предложения или в конце.
Благодарность.
Поблагодарите адресата документа за потраченное время, если того пожелаете, конечно. Но, стоит учитывать тот факт, что персональные бизнес-предложения должны содержать благодарность по умолчанию.
Образец коммерческого предложения
Если вы все сделаете правильно, ваше деловое письмо будет выглядеть так же, как и представленный образец.
Скачать образец КП о сотрудничестве
Примеры
Пример №1: текстовый образец.
Уважаемый, Афанасий Викторович!
Удаленное образование – будущее, которое мы вместе построим для наших детей!
ВУЗ ДО «Клиометрия» – мировой лидер в сфере оказания услуг дистанционного образования с 1992 года предлагает на базе Вашего учебного заведения открыть представительство нашего университета.
Соглашение о намерениях считается документом, текст которого не регламентируется существующим законодательством. Однако в ГК РФ отображено разъяснение, близкое данному понятию. Например, в ст. 492 ГК прописан термин, как предварительное соглашение. И несмотря на то, что это разные понятия, между существующими разъяснениями имеется немало общих моментов.
Документ о намерениях, как правило, является предварительным соглашением, действующим в паре с основным контрактом, который оформляется вслед за первым намерением. При этом в последующем главном контракте все события будут выполняться согласно параграфов, отображенных в предварительном документе.
Как составить договор о намерениях заключить договор о сотрудничестве в будущем
Как отражено выше договор о намерениях – это такое соглашение, в котором партнеры, в перспективе обязуются составить следующий, главный контракт.
Решение об оформлении данного соглашения принимается тогда, когда оба партнера перспективной сделки имеют желание утвердить взаимное сотрудничество. В документе отображаются все моменты, касающиеся основного контракта, при этом все пункты соглашения обязаны формулироваться конкретно и ясно.
К примеру, можно применять такую формулировку:
«… стороны предполагают подписать контракт о монтаже оборудования… на протяжении…»
«… срок, на протяжении которого партнеры подпишут контракт, определяется…» и т. д.
Протокол о намерениях будет юридически действительным, только в том случае, когда все параграфы будут конкретизированы. В противном варианте протокол может оказаться не признанным, из-за чего впоследствии может стать формальным документом ни к чему не обязывающим.
- Указанная точная дата или время, на протяжении которого должны подписать главный контракт.
- Ориентировочная стоимость предмета контракта: Здесь может быть отображен диапазон стоимости предлагаемых товаров, осуществляемых работ.
- Возможность привлечения к контракту посторонних лиц – посредников, аналитиков, оценщиков.
- Итог соглашения – констатация того, что сотрудничество будет продлено.
Образец бланка о намерениях
Образец бланка о намерениях
Если в протоколе о намерениях не отражены сроки действия основного контракта, то в данном примере к нему применяются стандартные нормативы ГК РФ, касающиеся подобных документов. Продолжительность действия такого контракта по существующему Закону не может быть более года с даты его заключения.
Что обозначает такой пункт?
- Обязательность предоставления дополнительных материалов (лицензии, сертификаты)
- Список пунктов, которые в пределах настоящего протокола будут относится к уважительным причинам срыва соглашения
- Дозволенность одной из сторон в перспективе отказаться от выполнения договора
- Размер штрафных санкций для того партнера, который сорвет обязательства
Данные соглашения составляются, как и любые другие подобные документы, в двух экземплярах и каждый экземпляр равнозначный в юридическом смысле. При увеличении количества партнеров, участвующих в выполнении договора, увеличивается число экземпляров документа.
Договор составляется в письменной форме и не требует нотариального подтверждения. При этом данный контракт является действительным документом в ходе судебного спора, если таковой возникнет.
Как и у любого документа, у соглашения о намерениях обязана соблюдаться определенная структура :
- Преамбула, где отображается название соглашения и претенденты на его исполнение.
- Краткий текст соглашения, в котором партнеры оговаривают перспективные намерения. По ГК РФ возможны предварительные намерения о передаче имущества, об исполнении работ или услуг. Предмет соглашения оговаривается четко: что конкретно будет передаваться, каковы услуги будут выполнены. Соответственно нужно указать сумму главного контракта. Если пока сумму назвать нельзя, то нужно оговорить это и прописать, что сумма будет назначена претендентами при подписании главного контракта.
- Время заполнения главного договора.
- Ответственность партнеров за срыв соглашения (неустойка, штраф и т. д.).
- Если договаривающиеся лица используют обеспечительные мероприятия (аванс, задаток и т. д.), то это должно быть отображено в документе о намерениях.
В каких случаях составляется протокол и письмо?
В жизни встречаются моменты, когда претенденты на заключение соглашения на взаимное сотрудничество, вначале переписываются или оформляют протокол встречи, в котором решили составить письменное предварительное соглашение.
Обычно, в письмах заинтересованные партнеры при составлении сделки отображают самые важные аспекты, к примеру, о чем речь будет идти в главном контракте, сроки его подписания и т. д. Встреча возможна при условии, когда между заинтересованными лицами при переписке возникло обоюдное желание о встрече, что должно подтверждаться письмами. В протоколе, подписанном партнерами, можно отобразить главные направления будущего договора.
При этом надо отметить, что письма, и протоколы встреч на регламентируются Законодательством РФ и по своему значению их нельзя приравнять к предварительному соглашению.
Образец письма о направлении заключении договора
Письмо о подписании договора: образец, правила составления
Несмотря на то, что письмо о намерениях не регламентируется Законом и ни к чему не обязывает, неграмотно заполненный документ способен предоставить одной из сторон серьезные юридические и материальные последствия. В данном разделе попытаемся разъяснить, как правильно написать предложение о намерениях.
Во-первых , деловое письмо считается неотъемлемым элементом в отношениях между партнерами. Корректное составление письма с соблюдением этики обеспечит налаживание взаимовыгодного сотрудничества и повышение имиджа фирмы. Письмо о заключении соглашения должно, как можно четче отображать главную мысль.
Основные правила, предъявляемые к составлению такого письма
- Составление письма на фирменном бланке
- Обязательное соблюдение полей с отступом слева – 3 см, справа –1,5 см;
- В шапке документа необходимо указывать ФИО и должность получателя
- Вверху левого угла отображается дата отправления документа и номер регистрации
- Подпись отправителя с отображением должности и ФИО.
- При составлении письма, как правило, используется шрифт Times New Roman с размером букв 12 и одинарным интервалом.
Чем более профессионально вы преподнесете себя поставщику при первом обращении, тем больше вероятность того, что он решит иметь с вами дело. Вот несколько советов для тех, кто выходит на первый контакт с поставщиком с помощью электронной почты.
Будьте честны
Ваши отношения с вашим поставщиком должны основываться на взаимном доверии и честности, поэтому важно не преувеличивать свое текущее состояние дел. Если у вас нет веб-сайта, это не имеет большого значения. Если вы в бизнесе не очень долго, не переживайте. Каждый успешный бизнес должен начинаться откуда-то.
Также нужно понимать, что есть большое разнообразие поставщиков, которые обслуживают различные классы потребителей. И очень важно выяснить, подходите ли вы и ваш поставщик друг другу, чтобы не тратить время.
Сделайте обоснованное предположение о ваших объемах
Когда вы уже определили, что компания поставляет товары, которые вы хотели бы продавать, выясните вопрос о минимальном объеме закупки в первую очередь.
Перед тем, как обратиться к поставщику, у вас уже должно быть представление о том, сколько вы готовы покупать и как часто. Хотя на этот вопрос трудно ответить не имея опыта, вам нужно сделать обоснованное предположение, а не относится к этому как к второстепенному.
Определитесь с доставкой
Как только вы определили, что ваша покупательная способность является подходящей, далее следует обозначить сроки и способы доставки. Если вы желаете работать по системе дропшиппинг, вы должны спросить о том, как скоро товар поставляется после размещения заказа. Также вам следует определить условия оплаты.
Вот некоторые другие вопросы , которые следует задать, в зависимости от того, что вы продаете и что еще связанно с вашей нишей.
- Как долго вы в бизнесе?
- Насколько велика ваша компания?
- На каких продуктах вы специализируетесь?
- Кто некоторые из существующих клиентов?
- Как вы справляетесь с вопросов качества продукции? Есть простой способ вернуть дефектный товар?
- Можете ли вы предоставить фотографии продукта?
- Можете ли вы предоставить образцы?
- Как вы предпочитаете общаться - телефон, электронная почта и т.д.
- Насколько легко с вами связаться?
- Готовы ли вы изготавливать товары на заказ в достаточном количестве?
Вот пример первого письма поставщику.
Чтобы заключить выгодную сделку для своего бизнеса, необходимо заинтересовать вероятного партнёра. Удобно сделать это в письменном виде - составить коммерческое предложение о сотрудничестве.
Доказать выгоду сотрудничества
Бизнесмен должен убедить партнёра, что сотрудничество принесёт обоим опровержимую выгоду. Также следует объяснить, при каких обстоятельствах он её получит.
При составлении коммерческого предложения (КП) следует учитывать статус предприятия и прислушиваться к рекомендациям опытных маркетологов.
Конечно, раскрученным компаниям с известными брендами (Mercedes, Газпром, Coca-Cola и прочее), не нужно прилагать усилия и всячески изощряться, чтобы убедить представителя той или иной компании сотрудничать с ними. В этом случае достаточно оформить письмо с кратким изложением преимуществ своего товара или услуги.
Для остальных бизнесменов очень важно соблюсти некоторые тонкости, чтобы данное предложение возымело желаемый эффект.
Важные компоненты, входящие в коммерческое предложение
При составлении документа о сотрудничестве необходимо придерживаться стандартных требований.
- Использовать фирменный бланк.
- Составить грамотное обращение к представителю компании.
- Выбрать оригинальный заголовок.
- Кратко изложить суть предложения.
- Побудить контрагента к действию.
- Привести актуальные контакты.
- Проявить вежливость в форме предварительной благодарности.
Использование бланков
КП можно составить на обычном листе бумаге, это вполне допустимо. Однако использование фирменного бланка с логотипом предприятия станет своеобразным элементом рекламы своей компании и красноречиво дополнит содержание письма.
Текст приветствия
Важная часть - обращение к потенциальному клиенту. К его составлению нужно отнестись серьёзно и понимать, к кому и каким образом следует обратиться. К примеру, по имени и отчеству допустимо обращаться в таких случаях:
- когда предложение отсылается после предварительного телефонного разговора с вероятным партнёром;
- КП адресовано целевому потребителю, к которому можно применить индивидуальный подход.
Оригинальный заголовок
Заголовок необходим в качестве рекламного эффекта, он должен содержать главную концепцию КП. При обращении в государственное учреждение креативный заголовок необязателен. От него также можно отказаться, если компания и так достаточно разрекламирована.
Если предложение исходит от бюджетной организации, предложение формулируется по установленному образцу, в котором креатив не требуется. Такое письмо носит стандартный характер и не требует проявления инициативы от его составителя, его форма остаётся в рамках принятых правил.
Суть предложения должна быть изложена содержательно, но лаконично: короткий рассказ о компании, предлагаемые товары, услуги, работу или взаимовыгодное сотрудничество.
Основная часть документа
Как побудить клиента к действию
Чтобы заставить согласиться сотрудничать, не следует применять давление. Такой подход только оттолкнёт получателя письма, и надежда на сотрудничество будет потеряна навсегда. Гораздо эффективнее сделать заманчивое предложение, предоставив какое-либо поощрение или вознаграждение. Например, скидку за своевременный отклик.
Контактные данные
Следует написать не только телефон, но и электронный адрес, чтобы клиент имел физическую возможность ответить на предложение о сотрудничестве.
Заранее поблагодарите получателя письма за то, что уделил время на его прочтение. Хотя, если речь о персональном деловом предложении, благодарность принято принимать по умолчанию.
На ошибках учатся
Чтобы составить идеальное коммерческое предложение, нужно всегда прислушиваться к советам профессионалов. Но есть ещё один старый проверенный метод - учиться на ошибках других. На практике встречаются различные ошибки, перечислим некоторые из них.
Усложнённые синтаксические формы
Для формулировки КП необязательно строить слишком правильные, с законченным смыслом фразы. Более эффективно воздействуют на человека короткие предложения с недосказанными мыслями, междометиями. Изложение должно иметь живой язык, а не сухие умозаключения.
Чрезмерная краткость
Мнение о том, что нужен предельно короткий текст, ограниченный одной страницей, можно назвать стереотипом. А это далеко не то, что может дать желаемый результат. Лучше всего при составлении письма с коммерческим предложением забыть о рекомендациях в плане объёма, особенно, когда есть о чём интересно рассказать. Можно найти немало образцов таких писем и убедиться, насколько они содержательны и способны зацепить.
Дублирование
Обычно повторяются одни и те же ошибки, когда рассказывают об аналогичном товаре или услуге точно такими же фразами, как делает это конкурент. Необходимо не только описать и расхвалить свой продукт, а доказать, что именно в данной компании он самый лучший и незаменимый. Здесь уместно проявить красноречие, чтобы обратить внимание на исключительность товара. Далее следует раскрытие сути - почему именно с этой компанией будет более выгодно сотрудничать.
Перечисление достоинств
Простой рассказ о достоинствах продукции компании ни к чему не приведёт. Любая похвала требует доказательств: почему именно этот товар самый лучший и выгодный. Для этого прекрасно используются отзывы тех, кто пользовался данной услугой или продукцией, причём это должны быть либо широко известные личности (звёзды кино, спорта, эстрады), либо известные представители компаний с положительным имиджем.
Не менее эффективным будет интересная история, произошедшая с клиентом, который стал пользователем конкретного продукта или услуги. В финале истории обязательно рассказать о результатах его использования, лучше всего в цифрах. Если имеется в виду сотрудничество, то указать, какую прибыль получил партнёр.
Всем одно и то же
Грубейшей ошибкой может стать неправильный подход к рассылке одинакового предложения нескольким клиентам без ориентации на индивидуальность. Такое предложение теряет вес и, как правило, остаётся не реализованным. Клиент, который может стать вероятным партнёром, должен почувствовать, что это предложение адресовано именно ему, это в какой-то мере ему польстит и заставит откликнуться.
Фотогалерея: образцы удачных коммерческих предложений
Коммерческое предложение с правильной разбивкой на подзаголовки Коммерческое предложение с удачной структурой документа Коммерческое предложение с лаконичным изложением преимуществ услуги Коммерческое предложение с описанием преимуществ при сотрудничестве
Коммерческое письмо иностранному партнёру
При составлении коммерческого письма-предложения иностранному клиенту следует придерживаться стандартной структуры и формы. Начинаться КП должно с обращения, броского, подкупающего заголовка. Далее следует внятное изложение сути предложения, его выгоды и заканчиваться выводами и контактными данными. Если в штате нет менеджера, владеющего английским, такие услуги может оказать переводчик или копирайтер со знанием английского.
Образец коммерческого предложения на английском
Необходимость в сопроводительном письме
Сопроводительное письмо содержит принципы сотрудничества в сжатой форме. Используется сопровождение с тем, чтобы сократить объем основного предложения.
Составляется сопровождение по желанию отправителя, однако здесь должна присутствовать чёткая структура и соответствие требованиям основ делопроизводства.
Прежде всего, необходимо обратиться к адресату и поприветствовать его. Если оно отсылается после предшествующего телефонного звонка, желательно обратиться с указанием имени и отчества.
Пример обращения
«Здравствуйте, уважаемый Степан Васильевич!»
или «Добрый день, Вас приветствует компания …»
«ООО «Домосед» делает Вам предложение широчайшего ассортимента кухонных аксессуаров по цене производителя».
Сообщить о прилагаемых документах:
«Предлагаем ознакомиться с выгодным предложением скидок».
Побудить к принятию решения:
«Желаете с нами сотрудничать? Обращайтесь по адресу…».
Образец сопровождения
Здравствуйте, уважаемая Мария Семёновна!
Меня зовут Дмитрий Павлович. Я главный менеджер отдела снабжения и продаж ООО «Мобиле», мы говорили с вами по телефону в среду в 11.40. По вашей просьбе направляем данные о системе расчёта.
Компания «Мобиле» располагает широким ассортиментом транспортных средств различного назначения (легковые, пассажирские, грузовые) и гибкую систему оплаты по доступным ценам:
- Наличный и безналичный виды расчёта.
- На выплату в течение 12 месяцев с внесением первого взноса в размере 10% стоимости.
Наше предложение дополнено приглашением на выставку-продажу нашей продукции, где предложены выгодные для Вас скидки. Начало события в 12.00 12.08.2016. Наш адрес: г. Москва, ул. Тимирязева, 45.
По всем вопросам обращайтесь по тел.: (325) 503–23–45.
С уважением, главный менеджер отдела снабжения и продаж ООО «Мобиле».
Отправка предложения
Коммерческое предложение можно доставить лично или по обычной почте. Однако эти традиционные формы связи считаются несколько устаревшими. Самый современный и оперативный вид отправки, это, безусловно, электронная почта.
При всей её популярности, ещё не каждый знает о тонкостях процесса отправки электронного письма. Во-первых, важно применять формат PDF, он более универсальный и хорошо адаптирован для различных версий. Во-вторых, необходимо учесть, что подобное предложение отправляется исключительно от лица, с которым велись предварительные договорённости.
Не менее важным также является тема письма, ни в коем случае не отправлять «без темы». Она должна звучать примерно так: «Предложение о сотрудничестве по поставкам спортивных товаров».
Итак, требуется соблюсти следующую последовательность:
- заполнить электронный адрес;
- прикрепить основной документ в формате PDF;
- сформулировать тему письма;
- написать небольшой сопроводительный текст в теле письма.
Ожидание ответа
Начинающие менеджеры часто сомневаются, перезванивать ли контрагенту после отправки предложения. Опытные профессионалы всегда возьмут дело в свои руки. Сразу после отправки целесообразно позвонить и спросить, дошло ли письмо, и через какое время можно поинтересоваться решением партнёра . Дальнейшее поведение подскажет сама ситуация. Главное, не быть назойливым, не надоедать и не навязываться. Однако не забывать о поставленной цели и всё-таки постараться убедить клиента стать партнёром.
В настоящее время только ленивый не сможет справиться с задачей составить коммерческое предложение. Однако добиться подписания контракта о сотрудничестве - это уже вопрос профессионализма: умение вести переговоры, обладать культурой речи и навыками делового письма.
